Hogyan csökkents költséget és növeld a hatékonyságot AI automatizációs eszközökkel?

Egy vállalkozásban mindig az idő és a pénz a két legnagyobb érték. És a legtöbben pontosan tudják, hogy mindkettőből sosincs elég. Ha te is úgy érzed, hogy túl sok az adminisztráció, a felesleges körök, a hibák javítgatása, akkor jó hír: az automatizáció, főleg az AI-alapú megoldások, rengeteget segíthetnek.

A kérdés csak az: hogyan fogj hozzá úgy, hogy ne egy újabb bonyodalom legyen belőle, hanem tényleg érezd az eredményét?

Ha szeretnéd csökkenteni a költségeidet és hatékonyabbá tenni a céged működését, először azt kell megérteni: pontosan mi emészti fel a legtöbb idődet.

Egy hétig érdemes megfigyelni magad és a csapatodat: milyen feladatok ismétlődnek nap mint nap? Hol álltok meg feleslegesen? Mi az, amit kézzel csináltok, de igazából nem lenne muszáj?

Ilyenek például:

• ügyféladatok másolgatása táblázatokba,
  
• ajánlatkérések feldolgozása,
  
• Facebook-üzenetekre való válaszolgatás,
  
• rendelési visszaigazolások küldése,
  
• számlázás, adminisztráció.
  

Ha ezek közül bármelyikre bólogatsz, akkor biztos lehetsz benne, hogy az automatizáció neked is sokat adhat.

Sokan még mindig úgy gondolják, hogy az AI és az automatizáció valami drága, bonyolult dolog, amit csak a multik engedhetnek meg maguknak. Pedig ma már szinte mindenki számára elérhető, akár havi pár ezer forintból is.

Az alapelv egyszerű: amit nem muszáj kézzel csinálni, azt csinálja a gép helyetted.

Persze, nem arról van szó, hogy holnaptól robotok fogják helyettesíteni a kollégákat. Inkább arról, hogy a gépek leveszik a monoton, időrabló feladatokat a vállatokról, hogy te és a csapatod arra tudjatok koncentrálni, ami tényleg értéket teremt.

Most jöjjön a lényeg: konkrét példák, hogy ne csak az elméletről beszéljünk.

n8n – a vállalkozók svájci bicskája

Az n8n egy olyan „okos összekötő”, ami különböző rendszereket tud összekapcsolni. Például: ha jön egy új rendelés a webshopodban, az adatok automatikusan átkerülnek a számlázó programodba, egy CRM-rendszerbe, és az ügyfél azonnal kap egy visszaigazoló e-mailt is.

Nem kell hozzá programozni. Húzogatós, kattintgatós rendszer – szó szerint olyan egyszerű, mint egy legózás.

A legjobb az egészben? Az n8n ingyen is használható, ha van egy minimális technikai érzéked, de persze léteznek profi szolgáltatók is, akik beállítják helyetted.

Make – az egyszerűbb automatizációk királya

A Make, régi nevén Integromat, szintén automatizálásra való, de még egyszerűbb, mint az n8n. Rengeteg előre elkészített sablont kapsz benne.

Például: ha bejön egy Messenger-üzenet a Facebook oldaladra, automatikusan bekerülhet egy Google Sheet táblába, vagy mehet róla értesítés a telefonodra, e-mailbe. Így soha többé nem marad le egyetlen megkeresés sem.

A Make-et szokták „kisvállalkozói varázspálcának” is hívni, mert gyorsan lehet vele eredményeket elérni, minimális tanulással.

Chatbotok – ügyfélszolgálat helyett (vagy mellett)

Ha sok kérdést kapsz az oldaladon, például rendelésekkel, szállítással, nyitvatartással kapcsolatban, akkor egy chatbot is sokat segíthet.

Pár óra alatt beállíthatsz egy egyszerű AI-chatbotot, például a Chatfuel vagy a ManyChat segítségével, ami automatikusan válaszol az alap kérdésekre.

Nem kell éjszakai műszak, nem kell állandóan a telefon mellett ülni. A bot dolgozik helyetted, és csak akkor szól, ha tényleg emberi segítség kell.

E-mail automatizáció – ügyesebben, nem többet dolgozva

Az e-mailezés szintén rengeteg időt tud elvenni. Egy jó CRM vagy e-mail marketing szoftverrel, például a MiniCRM-mel, automatizálhatod az egész folyamatot.

Ha valaki feliratkozik egy hírlevélre vagy árajánlatot kér, automatikusan kap egy sorozat e-mailt: köszöntőt, tájékoztatót, kedvezményeket, utánkövetést. Neked pedig nem kell naponta 30-40 kézi levelet megírni.

Sokan azért halogatják az AI-alapú automatizációt, mert azt gondolják, hogy ráérnek még, vagy hogy túl bonyolult lesz az egész.

Pedig éppen most van itt az ideje!

Aki most kezd el automatizálni, az két dolgot nyer: egyrészt rengeteg időt szabadít fel magának és a csapatának, másrészt a költségeit is szépen le tudja faragni. Ráadásul az AI-eszközök folyamatosan tanulnak és egyre okosabbak lesznek – így ahogy halad az idő, csak még jobb lesz a rendszered.

Az AI-automatizáció nem arról szól, hogy holnaptól gép végzi el az összes munkát helyetted. Arról szól, hogy a monoton, időrabló feladatokat rábízod egy megbízható rendszerre, hogy te és a csapatod az igazán fontos dolgokra koncentrálhassatok.

Kezdheted egy egyszerű e-mail automatizációval vagy egy alap Messenger-chatbottal. Ha ezek jól működnek, mehet tovább: n8n, Make, CRM-integrációk. Nincs kötelező minimum, nincs „mindet egyszerre” elvárás.

A lényeg, hogy elindulj – mert aki előbb lép, az előbb élvezheti az előnyöket is.